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向会议要结果
■AMT咨询观点 沈灵芝
会议是一个集思广益的渠道，是一个思维集合的载体。时至今日，会议已渗透至企业管理的每一个角落，并在任何组织机构及其成员（特别是管理者）的日常管理、资讯分享和运行决策中发挥着不可替代的积极作用。如何开好会，提高会议效率，具有相当重要的现实意义。
多伊尔在《开会的革命》里提到，你所在的组织越是成功，你用于开会的时间就越多。如果你是一个中层管理者，每周可能有大约35%的工作时间用于开会，而如果是高层管理者，则可能超过50%。这就意味着，你可能要把工作时间的一半以上用于参加会议或组织会议。但遗憾的是，这占工作时间一半以上的会议却没有得出任何有价值的结论。这类高频率、长时间、低效率的会议时刻充斥着各种不同的组织，导致了大量资源的无谓消耗并使组织运作效率变得低下。
是什么让会议效率变得低下
几乎每一个管理者都有过因同时收到数个会议通知而分身乏术的尴尬经历，很多时候过量的会议影响了正常工作的开展，且这一现象随管理层级的上升而越发突出。据统计，大多数美国企业的经理级管理者和专业人员平均每周在会议上大约花费1/4的工作时间，中高级经理每周2天，而资深行政人员多达4天。在中国则远远超过这个数字，还常常要牺牲周末加班开会。由于会议召集人缺乏必要的会议管理技巧，造成了很多的会议不但无助于问题的解决，反而使得有待解决的问题越趋复杂；需要解决问题的人整日沉溺于文山会海中不能自拔不论；频繁的会议与管理层的随意决策成为员工新的梦魇。过多过长的会议侵占了管理者大量宝贵的工作时间，引发了与会者的厌倦和不满。经验证明，造成会议低效率的原因通常只有两个：一是会议组织效率不高；另一个则是开会效率不高，下面就具体分析一下会议低效率的原因：
会议时间安排不合理，召开、结束不准时。管理者都不知道何时是开会的最好时机，许多重要的会都被安排在事务繁忙的周一，或安排在人心涣散的周五下午。会议召开和结束不准时，这一问题在亚洲地区特别是中国尤为严重，并已成为一种直接导致会议效率低下的陋习。很多时候，会议根本无法做到准时召开，当事先规定的开会时间到来的时候，会议室里也许只来了不到一半的与会者；或者是过了15分钟以后，大部分与会者才终于陆续到位，而某一位重要人物却还在路上。因此，会议的延迟也就成了家常便饭。
会议召开仓促，没有计划性。很多与会者常常在会议开始前数小时才接到会议通知，或者即使提前得到通知却没有获得任何有关会议议程安排、主要议题及相关背景资料等信息。导致的结果是有些“必须到会”人，他们根本无法事先就会议内容作充分的准备而匆匆上阵，甚至因为已经与重要客户有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以就不可能在会议中提出有价值的建议。
会议经常受到内外部的干扰。在会议进行过程中，发言经常会被无礼地打断，与会者不断被此起彼伏地电话铃声所骚扰，突然的铃声和频繁的走动，不但会打断发言者的思路，离开者本人也会错过许多重要的发言和讨论。此外，经常性的离题闲聊和频繁转换话题也会诱导会议迷失正确的方向，分散与会者的注意力，打击参会热情，并最终干扰会议的正常进行。
会而不决，无法得出有效结论/决议。大部分会议效率低下的关键问题在此，很多时候，经过长达数小时的讨论、谈判甚至争吵，与会者依然分歧很大，在没有得到任何有价值的结论的情况下，会议却因拖得太久而被迫结束。然后，大家要再拿出来时间，开下一次会议只为解决这次没能解决的问题。此外，一个没有具体落实措施或人物分配的会议决议也同样是低质量的。
让会议变得高效
如何组织开会，如何使会议开得更加有效率，对于追求经济效率的企业来说，非常有意义。
确定哪些情况下必须开会
会议是一把双刃剑，开得好是一种效率，开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些情况下必须开会。
需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。
需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。
需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。
会议传递的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。
身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。例如基金公司，都会有一个晨会，晨会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。
汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。
充分做好会议前置作业
经理人在组织召开会议的时候，需要重视会议的前置作业，它包括对开会的时间、地点、与会人选和会议议程的详尽考虑。经理人不能随意指定一个开会的时间和地点，就要所有人配合，否则，“因故不能出席”的理由便会接踵而来。较周全的方法是先把与会者对会议的重要性列出来，调查能出席者的共同时间。对于与会人选的确认，要看与会者是否是：会议决策的执行者或者会议决策的参与者；开会时提供特定咨询的人。
议程设计是高效会议的重点，无论是临时或固定召开的会议，议程规划都是非常重要的。罗杰·摩司魏克的《会议管理》中提到有效会议的标准议程为：首先要理清并解释问题；其次，对问题进行分析；接下来，要拟定评估各种相应对策的标准；第四，商议相应对策，并且遴选最可行的对策；最后，决议完成。
好的议程设计有助于讨论上轨道，也就是能在预定的时间内讨论相关议案细节。好的议程设计可以避免讨论离题，系统地帮助与会者一步步达到目标。在分发给与会者的议程表里，也应该标明各议题所预计使用的时间，供与会者遵循。
优秀的会议主席和会议记录是会议高效的关键
通常，经理人在召开部门会议的时候，即是会议的主要发言人，也是会议的主席。优秀的会议主席应具有良好的“讨论整合能力”，即对议程规划里的各个子题，在讨论后做有系统的归纳，以逐步达成决议。经理人应时时注意将与会者提出的新意见与讨论过的建议相整合，在必要时可以打断发言，把各种意见中批次相符合或相冲突的部分做比较。讨论的议案如果没有适时做整合，讨论常常就会没完没了。经理人一方面要做整合，另一方面也应请员工对各点再做一次确认。如有疑问，应立即做修正。虽然逐一确认各点是否已达成共识可能要花相当多的时间，但却能大幅提升决议质量。
做好会议记录也同样重要。但是很多经理人往往轻视会议记录，认为做会议记录不过是项文书工作，不是会议的关键环节。其实不然，当会议结束后，会议记录就成为会议仅有的永久档案，记载了大家协议通过的问题以及做出的决策。所以要重视会议记录，培养称职的会议记录者。称职的会议记录者不仅能仔细倾听发言，而且能准备重述所听到的内容，同时记录好几项发言而不失误。
作为现代管理最重要的沟通方式，会议的成败影响着企业决策的效率、执行的效率以及整个企业文化的健康发展。经理人需要掌握科学的方法和手段把会议管理起来，必然能提高运行效率，进而提高其整体竞争力，让会议成为管理的有效工具。
本文作者：沈灵芝 AMT Consulting 咨询顾问
联系方式：carrie.shen@amt.com.cn
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